Virtuelle Teams – So kommunizieren Sie grenzenlos

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Warum soviel virtuelle Teams scheitern

 

John in Chicago. Natalia in Moskau. Maria in Wien. Paolo in Rio de Janeiro. Jules in Paris. Emma in London.

Sie alle arbeiten in derselben Firma. Und sie sind ein Team.
Pünktlich um 15:00 CET treffen sie sich zu Ihrem wöchentlichen Jour Fix. Emma als Team-Lead begrüsst alle anwesenden Personen.

 

John klingt  verschlafen. Kein Wunder, bei ihm ist es gerade 8:00. Natalia hofft, dass das Meeting nicht lange dauert. Bei ihr ist es bereits 17:00.

Nach circa zehn Minuten hört man ein Knacksen in der Leitung. Paolo ist nicht mehr mit dem Team verbunden und muss sich neu einwählen.

Jules ist neu im Unternehmen. Sein Englisch ist noch holprig. Des öfteren muss er Emma bitten, langsamer zu sprechen, damit er gut folgen kann.

 

Das sind nur drei Herausforderungen, denen internationale, virtuelle Teams gegenüber stehen.

 

Megatrends

 

Emmas Team ist eines von vielen. Laut einer Studie der Hay Group steigt die Anzahl an  virtuellen Teams in den nächsten Jahren noch weiter an. Und sie sind ein wesentlicher Faktor, um die Megatrends unserer Zeit zu bewerkstelligen.

Megatrends sind langfristig, umfassende Prozesse des Wandels. Sie betreffen alle und haben eine enorme Auswirkungen auf Wirtschaft, Gesellschaft und Politik haben (Globalisierung, Klimawandel, Demografischer Wandel, Individualisierung, Digitaler Lebensstil und Arbeitsweise).

 

„Virtuell“ geht zurück auf das lateinische Wort „virtus“ und bedeutet Kraft, Tugend. Das französische Wort „virtuel“ bedeutet fähig. Im Berufsalltag bedeutet virtuell unwirklich, scheinbar, in nicht tatsächlicher Form. Es beschreibt die Fähigkeit, eine Illusion zu erzeugen.

 

Was sind virtuelle Teams?

 

Virtuelle Teams sind flexible Gruppen von mindestens drei Personen, bestehend aus Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an unterschiedlichen Orten und Zeitzonen. Die Teams sind auf Grund auf Grund ihrer Kernkompetenzen zusammengestellt, unabhängig ihres Standortes.

 

Virtuelle Teams arbeiten überwiegend durch den Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologien (IuK) zusammen, um ihre gemeinsamen Ziele und Ergebnisse zu erreichen. Sie verzichten weitgehend auf face-to-face Kommunikation und nutzen überwiegend E-Mails, Videokonferenzen, Fax, Telefon oder spezielle Softwaresysteme.

 

Vorteile von virtuellen Teams

 

Die Vorteile für Unternehmen liegen auf der Hand: Virtuelle Teams geben die Möglichkeit der Zusammenarbeit über räumliche, zeitliche und organisatorische Grenzen hinweg. Durch die räumliche und zeitliche Unabhängigkeit der Mitarbeiter kann das Expertenwissen besser genutzt werden. Nicht der Wohnort, sondern die Kompetenzen sind für die Auswahl entscheidend.

 

So lassen sich Experten verschiedener Standorte einbinden und zu einem Team zusammenfügen. Sowohl Anfahrts- als auch Abfahrtskosten als auch der dazugehörige zeitliche Aufwand sind zu minimieren. Die Mitarbeiter organisieren sich zu einem hohen Grad selbst.

 

Ein weiterer Vorteil stellt die schnellere Reaktion auf Kundenwünsche und den Markt dar. Insgesamt wird der Informationsfluss schneller. Folglich bieten virtuelle Teams die Chance, die Flexibilität und die Effizienz im Team zu optimieren.

 

Woran scheitern virtuelle Teams?

 

Mitarbeiter stehen virtuellen Teams eher skeptisch gegenüber. Der Hauptgrund scheint die Distanz zu sein. Nähere Kontakte sind schwerer möglich.

 

Emma hat es in der zweijährigen Zusammenarbeit erst einmal geschafft, ihr gesamtes Team an einen Ort zusammen zu bringen. Zwei Tage lang konnten sie sich kennen lernen, endlich das Gesicht zu Namen und Stimme sehen. Unmittelbar  nach dem Treffen war ein gehöriger Motivationsschub im Team bemerkbar. Leider ließ der nach einigen Monaten nach und der anfängliche Spirit war verflogen.

Fehlende Normen und Verhaltensregeln, ungenügende Kommunikation, zu wenige, persönliche Kontakte. Das sind drei Nachteile, die durch schlechte Organisation von virtuellen Teams entstehen. Die Konsequenz ist mangelnde Motivation seitens der Mitarbeiter und Sinken des Engagements.

 

 

Was Sie bei der Gründung von virtuellen Teams beachten müssen?

 

 5 entscheidende Faktoren für grenzenloses Kommunizieren

 

  1. Führungskraft


    Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist das Verhalten der Führungskraft. Emma kann mit  ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht bei einem Kaffee oder am Gang kurz plaudern. Der informelle Kommunikationsweg ist durch Raum und Zeit abgeschnitten. Hier ist Fingerspitzengefühl und eine viel konkretere Vorgehensweise als in herkömmlichen, lokalen Teams gefragt. 

    Als Führungskraft von virtuellen Teams ist es wichtig, dass Sie folgende Punkte klar kommunizieren:

     

    • Sinn: Definieren Sie mit Ihrem Team ein gemeinsames Ziel, mit dem sich jeder identifizieren kann. Zeigen Sie den Sinn auf, den Beitrag, den jeder Einzelne für den Erfolg des Unternehmens beitragen kann.
    • Verantwortung: Zeigen Sie auf, wer wofür verantwortlich ist. Jeder hat seinen Aufgabenbereich, ist in seinem Gebiet Spezialist. Vertrauen Sie darauf und delegieren Sie Arbeiten.
    • Regeln: Halten Sie verbindliche Team-Regeln ein. Das Team benötigt einen Rahmen, in dem es sich bewegen kann. Das verschafft Sicherheit und Vertrauen.

     

  2. Vertrauensbasis

     

    Maria aus Wien arbeitet seit über 15 Jahren in dem Unternehmen. Sie war Führungskraft eines 10-köpfigen Teams und war es gewohnt zu entscheiden oder sich kurz mit Ihrem Chef abzustimmen. Der Chef saß im Nebenzimmer. Vor zwei Jahren wurde das gesamte Unternehmen reorganisiert und sie bekam neue Aufgaben zugeteilt. Nicht nur, dass sie ihr Team abgeben musste, saß ihre neue Chefin in London. Für sie war es ein herber Schlag und es dauerte über ein Jahr, bis sie sich an die neue Situation gewöhnte.

     

    Was hat ihr geholfen, Vertrauen in das neue Team und in ihre neue Chefin zu gewinnen?

    Ihre Chefin Emma kam mindestens einmal pro Monat nach Wien. Untertags führten sie  fachliche Gespräche, verteilten Aufgaben und diskutierten Abläufe. Den einen oder anderen Abend verbrachten Sie gemeinsam. Mit der Zeit erweiterten sie ihre Gespräch auf private Themen. Es half ihnen sich besser kennen zu lernen und Vertrauen aufzubauen.

     

    • Kennenlernen: Investieren Sie vor allem am Anfang viel persönliche Zeit in das Kennenlernen Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen.
    • Feiern: Finden Sie Möglichkeiten, wie Sie virtuell “feiern”. Bei Geburtstagen, guten Ergebnissen, Jubliäen greifen Sie zum Telefonhörer, verfassen eine nette E-Mail oder reisen Sie zu Ihren Mitarbeitern.
    • Konflikte: Sprechen Sie etwaige Konflikte sofort an. Natürlich gilt das für jedes Team. Aber gerade bei virtuellen Teams setzen sich Konflikte rasch fest und es wird schwierig, diese zu lösen.

     

  3.   Motivation

     

    Am erfolgreichsten arbeiten Mitarbeiter, die stark an ihr Unternehmen gebunden sind.

    Studien haben ergeben, dass das Personal nicht ausschließlich mit Geld oder sonstigen extrinsischen Mittel zu motivieren ist. Ein gutes Arbeitsklima und ein Job, der Spaß macht, liegen an der Spitze der motivationsfördernden Maßnahmen.

    Mitarbeiter, die sich stärker mit ihrer Organisation identifizieren, erleben in der Regel weniger Stress bei und durch die Arbeit. Dadurch leisten sie mehr und sind produktiver.

    Faktoren, die die Mitarbeiter an das Unternehmen binden und die Motivation heben

     

    • Anerkennung und Wertschätzung: Loben Sie Ihre Mitarbeiter. Gerade in virtuellen Teams, bei denen informelle Gespräche selten sind, ist positives Feedback und Lob sehr motivierend.
    • Sozialbedürfnisse: Menschen wollen sich  einer Gruppe zugehörig fühlen.
    • Selbstverwirklichung: Sehr motivierend wirkt auf Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wenn sie selbständig Aufgaben lösen und Ideen umsetzen. Gelingt es Ihnen die ganzheitliche Unternehmens-Strategie verständlich an ihr Team weiter zu geben, haben Sie viel erreicht. Daraus leiten Sie  die oben erwähnten Team-Ziele ab.

     

  4. Interkulturelle Kompetenz

     

    Emma ist immer sehr höflich. Sie sagt bei jeder Gelegenheit  „Thank You“, „You’re welcome“ und „Excuse me“.
    Jules liebt ausgiebige Abendessen in der Gruppe. Originalität und Fantasie sind ihm wichtig. Das mit der Ordnung und Pünktlichkeit nimmt er manchmal nicht ganz so genau.
    Natalia ist sehr pflichtbewusst. Von Emma gestellte Aufgaben erfüllt sie gewissenhaft und rechtzeitig. Allerdings trifft sie ungern eigene Entscheidungen. Da fragt sie lieber bei ihrer Chefin nach.

    Hier treffen unterschiedliche Kulturen aufeinander. Die internationale Zusammenarbeit funktioniert umso reibungsloser, je bewusster sich alle Teammitglieder über diese kulturellen Unterschiede sind.

    Wie Sie die kulturellen Kompetenzen Ihrer Team-Mitglieder fördern:

    • Sinn: Definieren Sie mit Ihrem Team ein gemeinsames Ziel, mit dem sich jeder identifizieren Wissen: Erwerben Sie sich Wissen über die kulturellen Hintergründe ihrer Gegenüber. Identität: Machen Sie sich Ihre eigene kulturelle Identität
    • Wahrnehmen: Nehmen Sie kulturelle Unterschiede wahr. Sensibilisieren Sie Ihre Wahrnehmung für kulturelle Unterschiede und gehen Sie darauf ein.
    • Wissen: Erwerben Sie sich Wissen über die kulturellen Hintergründe ihrer Teammitglieder. Das erleichtert Ihnen das Handeln und manchmal auch Nicht-Handeln besser zu verstehen.
  5.   Information und Kommunikation (IuK)

    Handys, MP3-Player, Computer, Fernseher oder DVD-Recorder. Sowie Software zur Kommunikation im Internet oder zur Analyse von medizinischen Bilddaten. Das alles sind Systeme, die die Informations- und Kommunikations Technologie unterstützen. Mittlerweile existieren viele komfortable Informations- und Kommunikationsmedien.Emma und ihr Team verwenden ein unternehmeneigenes Tool für Videokonferenzen. Dazu kommt ein eigener Gruppenkalender. Damit ist für jeden sichtbar wann die Kolleginnen und Kollegen auf Urlaub oder in Meetings sind. Handys und E-Mails sind mittlerweile selbstverständlich gewordene Medien.

     

    • Technik: Nutzen Sie als Führungskraft die Ihnen zur Verfügung stehenden Technologien. Fehlt etwas? Reden Sie mit Ihrem Chef und fordern Sie es ein.
    • Eigendynamik: Suchen Sie das für die jeweilige Situation geeignetste Medium aus. Für einen Konflikt zwischen zwei Mitarbeiter ist der Gruppen-Email-Verteiler kein geeignetes Medium.
    • Organisation: Legen Sie besonderes Augenmerk auf die Ablage der elektronischen Daten. Dokumente in den Tiefen des virtuellen Archives zu suchen, ist zeitaufwendig.

 

 

 Fazit

Die Anzahl virtueller Teams wird in den nächsten Jahren noch weiter zunehmen. Das Gelingen setzt große Flexibilität der gesamten Organisation, alle Manager und Mitarbeiter voraus. Gehen Sie als verantwortliche Führungskraft nicht davon aus, dass alle wissen, wie es geht und alles reibungslos verläuft. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter.

 

 

Welche Erfahrungen haben Sie mit virtuellen Teams?

Schreiben Sie ein Kommentar oder eine persönliche Nachricht an s.chytil@schwebebalken.at.

Ich freue mich auf Ihr Feedback.

Silvia Chytil

 

 

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