Effektiv und effizient. Wie Prozesse dein Arbeitsleben erleichtern.

Wenn du – so wie ich – lange in großen Unternehmen gearbeitet hast, dann kennst du wahrscheinlich Ausdrücke wie Prozess-Haus, Prozess-Management, Geschäftsprozesse. Es gibt ganze Abteilungen, die sich nur mit den Prozessen im Unternehmen beschäftigen.

Auch wenn es manchmal übertrieben wird und Prozessbeschreibungen nur auf dem Papier leben, sind sie die Basis für Struktur, Automatisierung und Effizienz in einem Unternehmen.

Für große Unternehmen eine Selbstverständlichkeit.

Aber wie sieht es bei Kleinen aus?

In meinen zahlreichen Gesprächen stelle ich immer wieder fest, dass Selbstständige ihren Prozessen wenig bis gar keine Aufmerksamkeit schenken. Hier denken viele schnell, so etwas brauche ich nicht oder wozu soll das von Nutzen sein?

Was ist nun tatsächlich der Nutzen von Prozessen?

Eine der knappsten Ressource bei Solopreneuren ist der Faktor Zeit. Gerade wenn das Unternehmen wächst, es daneben noch einen Job gibt oder Kinder versorgt werden wollen, kommen viele an den Punkt, wo nicht mehr alles unter einen Hut gepackt werden kann.

Bevor du aber jetzt beginnst dein Business zurückzuschrauben, ist es sinnvoller, dir zuerst einmal deine Prozesse anzusehen, wo du Zeit einsparen kannst.

Denn am Arbeitsplatz liegt zumeist das größte Potenzial. Es geht nämlich nicht nur darum, dass du effektivarbeitest. Also alles tust, damit du das bestmögliche Ergebnis ablieferst. Sondern es geht darum, dass du dies so effizient wie möglich tust. Das heißt, wie erreichst du dein gewünschtes Ergebnis oder Ziel mit geringstem Aufwand?

Als ich begonnen habe Blog-Artikel zu schreiben, benötigte ich insgesamt sage und schreibe 8 Stunden für einen Text, bis er endlich erschienen ist. Und das über mehrere Tage verteilt. Du kannst dir vorstellen, dass ich bei diesem enormen Aufwand, nicht sehr viele Artikel fertig bekam.

Nur war das für mich so unheimlich wichtig, weil ich meinen Kundinnen eine Wissensdatenbank geben wollte.

Also musste es schneller gehen.

Nur wie?

Ich begann damit, mir die Entstehung meiner Blogartikel genau anzusehen und stellte mir folgende Fragen:

  • Wie komme ich zu meinen Ideen?
  • Wie, wo und wann schreibe ich am effizientesten?
  • Wie kommt der Artikel auf meine Website?
  • Wo finde ich die Bilder?
  • Welche sonstigen Tools verwende ich?
  • Wo verteile ich den Artikel?
  • Wie lange brauche ich für die einzelnen Schritte?

Bei meinem nächsten Artikel saß ich mit der Stoppuhr und beobachtete genau jeden einzelnen meiner Schritte und notierte sie. Daraus entstand eine Checkliste von insgesamt 15 Punkten.

Das erste Mal, als ich mit der Checkliste arbeitete benötigte ich bis zur Veröffentlichung nur mehr vier Stunden. Das war eine Zeiteinsparung von 50 %! Nur weil ich eine Liste verwendete!

Anfänglich bin ich wirklich Schritt für Schritt meine Liste durch gegangen. Heute kenne ich sie in- und auswendig. Und wenn du mich jetzt mitten in der Nacht aufweckst, kann ich dir aus dem Stegreif alle meine Aufgaben sagen, die ich für meinen Text benötige.

Mittlerweile brauche ich für den gesamten Vorgang zwei bis drei Stunden. Also, nach dem ich den Ablauf mehr und mehr innerlich automatisiert habe, habe ich noch einmal Zeit eingespart. Und gleichzeitig meine Effizienz vervielfacht.

Was ist überhaupt ein Prozess?

  • Ein Prozess ist eine Abfolge von einzelnen Arbeitsschritten.
  • Jeder Prozess hat einen Anfang und ein Ende.
  • Jeder Prozess kann beschrieben werden.

Es macht natürlich keinen Sinn, wenn du dir ein riesengroßes, umfangreiches Prozess-Haus zulegst.Prozessbeschreibungen sind eine Unterstützung für immer wiederkehrende Tätigkeiten, die sich im Ablauf kaum unterscheiden.

Auch wenn du dir denkst, dass sich deine Abläufe bereits automatisiert haben und du nicht mehr darüber nachdenken musst. Gerade dann macht es Sinn, dass du dir die einzelnen Schritte noch einmal genau ansiehst.

Vorteile von Checklisten

  • Du kannst deine Arbeitsabläufe strukturieren.
  • Du siehst die Abläufe vor dir und hast sie nicht nur im deinem Kopf gespeichert.
  • Du entdeckst welche Schritte du auslassen oder zusammenfassen könntest.
  • Du kannst einzelne Arbeitsschritte delegieren.
  • Sie unterstützen dich bei der Organisation.
  • Du musst dich nicht jedes Mal in den Arbeitsvorgang neu hineindenken.
  • Sie steigern deine Effizienz.
  • Zumeist geht mit der Effizienzsteigerung auch eine Kostenersparnis einher.

Fazit

Prozessbeschreibungen sind nicht nur ein Hilfsmittel in großen Unternehmen, sondern erleichtern auch Selbständigen ihre Arbeit. Wiederkehrende Tätigkeiten können so in einem Bruchteil der ursprünglichen Zeit erledigt werden und in den meisten Fällen geht damit auch eine Kostenersparnis einher. Es lohnt sich daher auf alle Fälle eigene Prozesse zu beschreiben und diese zur Routinearbeit zu machen.

2017-04-14T13:51:55+00:00

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