Ordnung ist das halbe Leben – weg vom Chaos

Ordnung Silvia Chytil

Es gibt die kreativen Chaoten, die jede Struktur als einen Angriff auf ihre persönliche Freiheit sehen. Dann gibt es jene, die zwar versuchen, einen Plan in ihr Leben und auf ihren Schreibtisch zu bringen, aber bei jedem neuen Start kläglich scheitern. Zu welchem Lager du dich auch zählen magst, Fakt ist, dass ein gewisses Maß an Ordnung dir deinen Arbeitsalltag wesentlich erleichtert.

Gegenüber der Fähigkeit, die Arbeit eines einzigen Tages sinnvoll zu ordnen, ist alles andere im Leben ein Kinderspiel. (Johann Wolfgang von Goethe)

Selbständig im Netz hat zu einer Blogparade über die To-Do Liste aufgerufen. Viele von uns neigen dazu, jene Aufgaben zu erledigen, die gerade auf dem Tisch landen oder schon seit Tagen in der Mail-Box und auf dem Schreibtisch warten. Was dazu führt, dass sie arbeiten und arbeiten. Am Ende des Tages jedoch das Gefühl haben, zwar stundenlang beschäftigt gewesen zu sein, aber wenig erledigt zu haben.

Ich bin ja selbst die geborene Chaotin. Und Ordnung war jahrelang nicht meine größte Stärke. Entweder hatte ich fünf unterschiedliche Orte, an denen ich meine offenen Punkte aufschrieb und dadurch erst recht wieder keinen Plan. Oder aber meine Liste verrottete im PC oder war unauffindbar.

Die Folge: Ich huschte gehetzt durch die Gegend. Ständig mit dem unangenehmen Gefühl, irgendetwas Wichtiges vergessen zu haben. Unerledigte Tätigkeiten fielen mir an den unmöglichsten Orten ein – beim Autofahren, im Bett vor dem Einschlafen, bei einem Spaziergang. Und natürlich hatte ich da nichts zum schreiben bei mir. Also hieß es chaotisch durchs Leben zu laufen.

Ordnung ist dein Erfolg

Erfolgreiche Manager haben einen ganz strikten Tagesablauf. Sie sind produktiv und unglaublich zielstrebig. Sie wissen ganz genau, welche wichtigen Aufgaben heute anstehen und was sie heute erreichen wollen. Für sie ist Ordnung eine Selbstverständlichkeit.

Um erfolgreich zu sein, benötigst du ein Ziel. Und einen Plan, wie du dieses erreichst. Klick um zu Tweeten

Chaos ist kein Zustand, sondern ein Organismus. Er lebt. Und vermehrt sich. Der Niederländer Kees Keizer hat dieses Phänomen schon vor einiger Zeit zusammen mit Kollegen von der Universität von Groningen untersucht und als Broken-Windows-Effekt beschrieben. Grob gesagt bedeutet der: Wenn in einer Straße nur ein Haus mit ein paar zerborstenen Fensterscheiben steht, dauert es nicht lange, bis der ganze Wohnblock verfällt.

Probiere es aus. Lass in der Küche ein Glas stehen. Innerhalb kürzester Zeit hat sich das Geschirr einer ganzen Fussballmanschaft dazu gesellt.

Und vergiss Aussprüche, wie „Wer Ordnung hält, ist nur zu faul zum suchen.“ Sie stimmen nicht. Außer du willst dein Leben mit suchen vergeuden.

Was mich einen Riesenschritt weiter gebracht hat, war mir Aufgaben konsequent aufzuschreiben und mir Zeitfenster zu blockieren, in denen ich wieder kehrende Tätigkeiten erledigte, wie telefonieren, Mails beantworten oder aber Konzepte schreiben.

Sobald du beginnst dir eine ToDo-Liste zu schreiben, hast du ungeheures Potential frei geschaufelt. Abgesehen davon, dass dich alles, was du aufschreibst, entlastet – du brauchst nicht mehr daran zu denken. Wirkt alles, was du zu Papier bringst, verbindlich. Die Chancen, dass diese Dinge auch erledigt werden, steigen um ein vielfaches.

6 Tipps für eine To-Do Liste, die wirkt

1. Schreibe alle Aufgaben auf.

Auch wenn du dir bei einzelnen Aufgaben denkst, „nein das schreibe ich nicht auf, das merke ich mir“.
Schreibe es auf!

Aus zwei Gründen:

a) Es entlastet dein Gedächtnis. Du bekommst Ressourcen frei, die du anderwärtig nutzen kannst.

b) Sobald du beginnst regelmäßig mit deiner Liste zu arbeiten, erlebst du einen Gewöhnungseffekt. Schon bald kannst du nicht mehr ohne leben 🙂

2. Teile große Aufgaben in kleine

Sehr oft scheitern solche Listen, weil die Tätigkeiten zu umfangreich sind.

„Ein Haus bauen“ ist keine Aufgabe, sondern ein Projekt.
Deine To-Do-Liste sollte eine Schritt für Schritt Anleitung sein. Sind die Tätigkeiten zu groß, ist dein Gehirn überfordert und erhält keine klare Anweisung, was als nächstes zu tun ist.

Die Gefahr ist dann groß, dass du die Aufgabe immer wieder verschiebst und nie erledigst.

Schreibe stattdessen den kleinstmöglichen nächsten Schritt auf und taste dich langsam vorwärts.

3. Hake erledigte Tätigkeiten sofort ab

Ganz wichtig! Damit sammelst du ganz viele Erfolgserlebnisse. Nichts ist schöner, als auf eine Liste zu blicken, wo ganz oft „erledigt“ steht. Außerdem bekommst du das Gefühl dein Leben im Griff zu haben und zu steuern.

4. Konzentriere dich auf das Wesentliche

Such dir pro Tag die drei wichtigsten Aufgaben heraus. Damit hast du schon mal eine Priorisierung vorgenommen.

Hilfreich ist auch, wenn du sehr kurze Aufgaben bündelst und sie in einem Stück erledigst. Tätigkeiten, die nur jeweils ein paar Minuten dauern (Telefonate, E-Mails schreiben, To-Do-Liste aktualisieren).

Zumeist brauchst du für solche Kurzaufgaben in Summe nicht mehr als eine halbe Stunde. Wenn sie dich aber immer wieder aus größeren Aufgaben herausreißen, rauben sie dir zu viel Zeit.

5. Erledige eine Aufgabe nach der anderen

Wahnsinnig viel Zeit geht verloren, wenn wir von einer Aufgabe zur anderen springen. Immer wieder aufs Neue hineindenken, kostet viel Energie.

Besser ist, wenn du eine Tätigkeit abzuschließt, bevor du mit der nächsten beginnst.

6. Achte auf dein Energielevel

Es wird Zeiten geben, in der deine Liste überbordend lang sein und alleine ihr Anblick dich frustrieren wird. Dann stell dir einfach vor, du stehst an einem langen Buffet und pickst die Gusto-Stückchen heraus. Erledige nur das, was dir gerade Spaß macht.

Denn ganz sicher kommen jene Zeiten, in der du voller Energien bist und dich den herausfordernden Tätigkeiten auf der Liste widmest.

Auch lohnt es sich, wenn du zwischen kreativen und sehr strukturierten Tätigkeiten wechselst. Eben, was dein Energielevel gerade hergibt.

Fazit:

Eine regelmäßig geführte und aktualisierte To-Do-Liste ist wie eine externe Speicherkarte. Du brauchst nicht ständig daran denken und hast trotzdem immer Zugriff auf das Wissen. Mache dir diese Hilfe zunutze und beseitige dein Chaos. Es lohnt sich bestimmt!

Lebe dein Leben!

Silvia

 

2017-03-11T19:55:32+00:00

3 Comments

  1. Kristiane 10. November 2015 at 23:21 - Reply

    Liebe Silvia, ich bin ja ein bekennender Listen-Junkie und Überzeugungstäter in Sachen ToDo Liste. Ich finde Deine knackigen pragmatischen Tipps klasse und würde sie gerne als Ressource in mein Happiness Projekt in shades of orange mit aufnehmen. Sie würden meinen Artikel über ToDo Listen als Glücksbringer im Business wunderbar ergänzen. DANKE und viele orangenen Grüße sendet Dir Kristiane

    • Silvia Chytil, M.Sc. 11. November 2015 at 0:08 - Reply

      Liebe Kristiane,

      das freut mich, dass er dir gefällt. Kannst ihn sehr gerne verlinken.

      Liebe Grüße
      Silvia

  2. […] Silvia über sich selbst. Ihr Beitrag zu unserer Blogparade trägt dennoch den einsichtigen Titel Ordnung ist das halbe Leben – weg vom Chaos. Dabei verlegte gerade sie ihre To-do-Listen ständig oder aber ihre Online-Liste verrottete […]

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