27 effiziente Tipps für Ihren Arbeitsalltag

Wie Sie mehr Dinge erledigen, ohne mehr zu arbeiten

 

„Müde macht uns die Arbeit, die wir liegenlassen,

nicht die, die wir tun.“

(Marie von Ebner-Eschenbach)

 

Es geht nicht darum, dass wir nie wieder Stress, Chaos oder Frustration erleben, sondern darum, dass wir es 1. weniger oft erleben und 2. besser damit umgehen können.

Sie benötigen dazu etwas mehr Ordnung, Selbstdisziplin und Kreativität − und vielleicht ein klein wenig mehr Egoismus.

Ich habe Ihnen 27 Tipps zusammengestellt, wie Sie Ihren Arbeitstag effizienter gestalten, dadurch weniger Stress und mehr Zeit für sich haben. Und mehr in Balance sind.

 

1.       Zuerst mal Sie!

Starten Sie doch einfach in den Tag, indem Sie sich zuerst auf sich selbst konzentrieren. Wenn wir morgens als Erstes unsere E-Mails lesen, dann lassen wir zu, dass andere unseren Tag bestimmen.

Geben Sie also Ihrem Tag einen guten Start, indem Sie Ihre E-Mails links liegen lassen und sich erst mal um sich selbst kümmern. Essen Sie ein gutes Frühstück, meditieren Sie oder plaudern Sie mit Ihrer Familie.

Erst dann geht’s los.

 

2.       Machen Sie sich einen Plan

Viel zu oft arbeiten und arbeiten wir, ohne viel zu erledigen. Hier kann uns ein Plan helfen. Nehmen Sie sich in der Früh 10 Minuten Zeit und schreiben Sie mindestens drei Dinge auf, die Sie an dem Tag erledigen wollen.

Der Vorteil einer To-do-Liste ist, dass Sie Ihre Vorhaben in viele kleine Schritte aufteilen und dadurch produktiver werden.

 

3.       Eine Not-to-do-Liste anfertigen

Haben Sie schon mal eine Not-to-do-Liste angelegt? Nein? Probieren Sie es aus. Schreiben Sie alles auf, mit dem Sie sich nicht befassen wollen.

Warum? Weil diese Aufgaben und Tätigkeiten Ihnen Zeit stehlen und oft völlig unwichtig sind. In vielen Fällen wissen wir intuitiv, welche Aufgaben in diese Kategorie gehören. Schreiben wir diese Dinge auf, können wir die Liste als Erinnerung nutzen und machen uns unproduktive Gewohnheiten bewusst.

 

Machen Sie eine Not-to-do-Liste und verbannen Sie unnötige Aufgaben aus Ihrem Alltag. Klick um zu Tweeten

 

4.       Ordnung ist das halbe Leben

Man sagt: Kreative Menschen haben unaufgeräumte Schreibtische. Aber es stimmt auch, dass klar strukturierte Menschen nur das Wichtigste auf ihrem Tisch liegen haben. Schauen Sie sich um, wie es bei Ihren Kolleginnen und Kollegen aussieht.

Und auf Ihrem Schreibtisch? Eher Chaot oder eher Monk?

Bringen Sie Ordnung auf Ihren Schreibtisch. Bewahren Sie sich den Überblick über die Aufgaben, die Sie zu erledigen haben. Alles Unnötige verbannen Sie.

 

5.       Wichtige Dinge zuerst

Leiden Sie unter Aufschieberitis? Es gibt zwar einen Trost − Sie stehen nicht alleine da. Und doch ist es etwas, was uns regelmäßig in Stress versetzt.

Erledigen Sie die wichtigsten Aufgaben zuerst − Sie haben ja jetzt Ihre To-do-Liste. Sie bekommen den Kopf frei und geraten nicht unter Zeitdruck. Eine gute Technik hierzu ist die „Eisenhower-Matrix“ − hier können Sie mehr dazu lesen: http://silviachytil.com/schwebebalken/zeitmanagement_schwebebalken/

 

6.       Lassen Sie sich nicht ablenken

Das Telefon, das ständig klingelt. Die Kollegin, die Ihnen die unglaubliche Geschichte von gestern erzählen möchte. Die volle E-Mail-Box, die ständig Ihre Aufmerksamkeit will.

In unserem Arbeitsumfeld sind wir umgeben von Dingen, die uns ablenken. Wir verlieren die Konzentration und benötigen für Aufgaben doppelt so viel Zeit.

Es hilft, wenn Sie sich bei Arbeiten, die Sie konzentriert erledigen müssen, nicht ablenken lassen. Nehmen Sie sich eine Zeitspanne (30 Minuten), wo Sie Handy, Mailbox etc. abdrehen, und arbeiten Sie konzentriert durch.

 

7.       Setzen Sie sich ein Ziel

Arbeiten Sie einfach drauflos oder wissen Sie, was am Ende rauskommen soll?

Ich kenne das: Manchmal setze ich mich zum Schreibtisch und arbeite und arbeite. Und wundere mich, dass ich nicht fertig werde oder das Ergebnis ein anderes ist als erwartet.

Bevor Sie also eine Arbeit erledigen, entscheiden Sie schon im Vorfeld, was dabei herauskommen soll. Was ist das Ziel Ihrer Tätigkeit, was soll danach anders sein? Sie vermeiden Doppelläufe.

 

8.       Besuchen Sie nur wichtige Meetings

Haben Sie viele Einladungen zu Meetings? Gehen Sie zu allen?

Tun Sie das nicht! Gehen Sie nur zu jenen, die für Sie wichtig sind, deren Sinn Ihnen klar ist und wo Sie wirklich etwas beitragen können.

Und bei denen Sie sicher sind, dass Entscheidungen getroffen werden.

Sie sparen viel Zeit für anderes, Wichtigeres.

 

9.       Nicht alles beantworten

Neigen Sie dazu, alle E-Mails beantworten zu wollen? Haben Sie ein schlechtes Gewissen, wenn Sie eine übersehen?

Brauchen Sie nicht.

Viele der Nachrichten, die bei uns landen, werden in einer Frustsituation geschrieben. Weil gerade irgendwas nicht funktioniert, was unbedingt benötigt wird. Dadurch sind sie mit Vorwürfen oder überzogenen Forderungen gespickt. Häufig lösen sich diese Probleme innerhalb kürzester Zeit in Luft auf.

Beantworten Sie nur E-Mails, deren Inhalt Ihnen klar ist.

 

10.       Getan ist besser als perfekt

Ich habe einen sehr ausführlichen Artikel zum Perfektionismus geschrieben. Falls Sie dazu neigen, lesen Sie ihn: Perfektionismus hilft zwar, nutzt aber nichts. 

Schließen Sie Dinge ab, auch wenn sie aus Ihrer Sicht nicht perfekt sind.

Haben Sie Mut zur Lücke.

 

Denken Sie immer daran: Done is better than perfect. Klick um zu Tweeten

 

11.       Reduzieren Sie Zeitfresser

Hier noch schnell ein Telefonat, da noch eben ein Meeting − das lässt sich nicht immer vermeiden. Das Problem dabei ist nur, dass wir immer wieder aus unserer Arbeit und unserer Konzentration gerissen werden. Dadurch dauert plötzlich die Beantwortung einer kurzen Anfrage 30 Minuten statt der üblichen fünf. Weil wir uns immer wieder neu in das Thema hineindenken müssen, verlieren wir unnötig Zeit.

Besser ist, Sie legen konkrete Zeitrahmen fest, in denen Sie für diese Themen zur Verfügung stehen.

 

12.       Machen Sie mal Pause

Sie kennen sicher den Spruch „Hast du es eilig, dann gehe langsam“.

Die Arbeit türmt sich und dann noch Pause machen?

Aber gerade wenn es stressig ist, sollten wir uns eine kurze Auszeit gönnen. In Ruhe einen Kaffee trinken, eine Runde um den Häuserblock gehen oder einfach auch mal nur in die Luft schauen.

Sie werden danach frischer und energievoller in die nächste Runde starten.

 

13.       Arbeiten Sie nur an einer Sache

Glauben Sie mir − ich bin eine Frau: Das berühmte Multitasking, also die Fähigkeit, mehreren Aufgaben gleichzeitig nachzugehen, ist ein Mythos.

Versuchen Sie es erst gar nicht.

Mag sein, dass es bei Routinetätigkeiten, die Ihnen in Fleisch und Blut übergegangen sind, noch machbar ist. Aber es wird spätestens dann zum Bumerang, wenn es um anspruchsvollere geistige Aufgaben geht.

 

14.       Entscheiden Sie sich für Ihre Aufgabe

Wie oft sagen Sie zu sich: Ich muss das noch erledigen. Ich muss jenes noch beantworten. Ich muss dort noch anrufen.

Wir haben in uns einen kleinen Trotzkopf, der für sich entscheidet, alles, was er tun MUSS, WILL er nicht.

Tun Sie sich daher den Gefallen, die positiven Aspekte in Ihrer Arbeit zu sehen.

Sagen Sie nicht „ich muss“ sondern „ich will“. Und zwar selbst dann, wenn die Tätigkeit nicht ganz freiwillig gewählt wurde.

 

15.       Schlafen Sie ausreichend

Schlafen Sie genug? Oder heben Sie sich das Schlafen eher für später auf? Zu wenig Schlaf macht uns unkonzentriert und ineffizient.

Achten Sie darauf, dass Sie sieben bis acht Stunden Schlaf bekommen. Ein gesunder Schlaf gelingt aber nur, wenn Sie am Abend gut abschalten können. Drehen Sie den PC mindestens eine Stunde vor dem Zubettgehen ab und beschäftigen Sie sich mit anderen Dingen.

 

16.       Ziehen Sie am Abend Bilanz

Nehmen Sie sich am Abend noch einmal kurz Zeit und lassen Sie den Tag Revue passieren. Was habe ich erledigt? Was muss ich noch machen? Wo gab es Schwierigkeiten? Wie kann ich in Zukunft diese Schwierigkeiten vermeiden oder besser damit umgehen? Was ist als Nächstes zu tun?

Während Sie tief und fest schlafen, arbeitet Ihr Gehirn einen Schlachtplan aus.

 

17.       Stress entsteht oft im Kopf

Durch eine Veränderung unserer inneren Einstellung können wir unser Leben stressfreier gestalten.

Unterscheiden Sie Wichtiges von Unwichtigem.

Fragen Sie sich, wie entscheidend das aktuelle Problem in 2 Tagen, 2 Jahren oder 20 Jahren für Ihr Leben ist.

Vielleicht regen sie sich ganz unnötig auf.

 

18.       Gewöhnen Sie sich eine Routine an

Gewöhnen Sie sich für Ihren Arbeitsalltag eine Routine an. Routinen strukturieren den Tag und geben ihm eine Form. Die Gefahr ist kleiner, dass man hin und her getrieben wird wie ein Boot ohne Kapitän.

 

19.       Schieben Sie nicht auf

Wir neigen dazu, unliebsame Dinge vor uns herzuschieben und sie entweder auf den letzten Drücker oder gar nicht zu erledigen. Diese Vorgehensweise setzt uns aber unnötig unter Stress. Wenn Sie zur Aufschieberitis neigen, lesen Sie nochmals  Punkt 2 .

 

20.       Seien Sie geduldig

Sie stehen vor einer neuen Aufgabe und sind voller Energie und Tatendrang? Das ist gut. Der Adrenalinstoß des Schaffensdrangs kann erhebend sein. Aber Achtung! Auf Dauer ein sehr hohes Energielevel zu halten, ist sehr anstrengend. Die meisten brennen früher oder später aus, fliegen aus der Kurve oder verzetteln sich. Deshalb geben Sie sich Zeit, morgen ist auch noch ein Tag.

 

21.       Keine negativen Selbstgespräche

Innere Sätze wie „Das krieg ich eh nicht hin”, „Das wird sowieso nichts” oder “Dazu habe ich echt keine Lust” sind nicht gerade dazu geeignet, Ihre Motivation zu steigern. Versuchen Sie, sich solche negativen Selbstverbalisierungen abzugewöhnen, und greifen Sie lieber zu positiven Gefühlen.

 

22.       Arbeiten Sie in Zeitblöcken

Interessanterweise ist diese Strategie den meisten Menschen in der einen oder anderen Form bekannt. Doch leider hapert es in vielen Fällen an der Umsetzung. Dabei kann die Arbeit in Zeitblöcken − richtig genutzt − hocheffizient sein. Nehmen Sie sich für einen Block 20−30 Minuten Zeit. Arbeiten Sie nicht länger als 60 Minuten an einem Thema, weil die Konzentration nachlässt. Und danach eine kurze Pause oder ein neues Thema. Nutzen Sie dazu z.B. die Pomodoro-Technik (http://karrierebibel.de/produktivkrafte-effizienter-arbeiten-mit-der-pomodoro-technik/).

 

23.       Sorgen Sie für Bewegung

Ein alter Hut − und doch „vergessen“ wir es. Spazieren gehen, laufen, Rad fahren, schwimmen, Stiegen steigen − was auch immer. Tun Sie es und tun Sie es in freier Natur. Verzichten Sie auf das Laufband und die Gewichte im Fitnessstudio. Sie haben alles gratis vor der Türe − Berge, Wälder, Seen, Flüsse. Ihr Geist und Körper werden es Ihnen danken.

 

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Nutzen Sie die Kraft der Natur und gehen Sie regelmäßig an die frische Luft.

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24.       Auf Lösungen fokussieren

Konzentrieren Sie sich auf die Lösungen, nicht auf das Problem. Das Gehirn kann nicht gleichzeitig ein Problem analysieren und dessen Ursachen erforschen und nach Lösungen suchen. Generell neigt das Gehirn zur Problemorientierung. Verschieben Sie daher Ihren Fokus in Richtung Lösung, weg vom Problem.

 

25.       Optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe

Suchen Sie stetig nach Wegen, wie Sie Ihre Arbeitsabläufe optimieren können. Sorgen Sie für klare Aufträge und eindeutige Zielvorgaben. Damit vermeiden Sie unnötige Tätigkeiten und Zeitfresser.

 

26.       Nutzen Sie Checklisten

Für komplexe Aufgaben und Vorgänge haben sich Checklisten bewährt. So sorgen Sie nicht nur dafür, dass Sie nichts vergessen − Sie erleichtern sich auch die Delegation an andere Mitarbeiter.

 

27.       Führen Sie ein Zeitprotokoll

Tun Sie sich schwer damit, Einsparungspotenziale einzuschätzen oder sich gar konkrete Maßnahmen zu überlegen? Dann kann es hilfreich sein, für einige Zeit ein genaues Zeitprotokoll zu führen. Sie erhalten dadurch einen Überblick darüber, wie viel Zeit Sie für welche Tätigkeit benötigen.

 

Fazit

Suchen Sie sich aus der Liste jene Punkte, die Sie gleich anspringen, und probieren Sie diese eine Weile aus. Mit ein wenig Konsequenz werden Sie sehr bald die ersten Veränderungen bemerken.

 

 

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Fehlt Ihnen in der Liste etwas?
Was sind Ihre Helferleins, die Ihnen den Arbeitsalltag angenehmer machen?

Haben Sie ein aktuelles Thema, bei dem Sie individuelle Unterstützung benötigen?

Schreiben Sie mir und ich melde mich innerhalb von 2 Tagen bei Ihnen. s.chytil@schwebebalken.at

Bleiben Sie in Balance

Silvia Chytil

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Ich freue mich, wenn Sie den Artikel teilen.

 

 

2017-03-11T19:55:34+00:00

2 Comments

  1. Marian 7. Juni 2017 at 9:37 - Reply

    Hallo Silvia!

    Vielen Dank für die Anregungen, insbesondere für die Not-to-do-Liste.
    Dadurch habe ich viel weniger Stress, weil ich mir nicht ständig Gedanken mache, was ich heute noch alles schaffen muss,
    da ich es mir früh schon einteile.

    Zusätzlich dazu habe ich noch meine Ernährung etwas umgestellt, es war nicht mal wirklich viel. Aber durch die 2 Dinge habe ich abends schon viel weniger Kopfschmerzen.

    Liebe Grüße
    Marian

    • Silvia Chytil, M.Sc. 8. Juni 2017 at 17:28 - Reply

      Liebe Marion,

      das klingt sehr gut. Oft sind es nur ganz kleine Schrauben, die wir drehen, die einen immensen Effekt auf unser Wohlbefinden haben. :-).

      Alles Liebe
      Silvia

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